Ať shlukování dokumentů, není řešení
Účinnost řízení fyzického archivu společnosti závisí na provádění nástrojů a specifických metodTo je velmi důležité pro podnikání se to týká, s jeho dokumenty. Mnohem více než pouhé právní nutkání vyhovět, archivace je nutností. Vedení aktuální evidence, střední a řízení archivů pro dvě služby ne rozdělený a koordinovaný mezi nimi: archiv služby a záznamy úložiště. Jako takový, archivace papírových dokumentů je postup, který může být rychle složité, pokud pravidla a osvědčené postupy, které pokud nejsou splněny, pokud jde o klasifikaci ve skladu. Bez ohledu na formu nebo činnosti společnosti vedení archivu je nutností. Začala lehce, i když je založen na akce a priori jednoduché: cílem archivu je na jedné straně zachovat a udržet dokumenty společnosti v dobrém stavu, na druhé straně je najít nebo se vrátit kdykoliv. To je důvod, proč to je, nejsou omezeny na jednoduché uskladnění v souladu s obdobím uchovávání dokumentů, ale je založena na komplexní správu papíru archivu, který je součástí archivační politika, který bude efektivní a udržitelné, od stvoření až do zničení archivů. Řízení aktuální a průběžné archiv pro administrativní účely vyžaduje zvláštní nástroje a specifické metody s přihlédnutím sada omezení týkající se správy dokumentů. Tento postup archivace vyžaduje větší přísnost a logiku, protože to zahrnuje: řízení fyzického archivu (a archiv), nemůže být improvizované. Zavést výkonné a osvědčené pomáhá zajistit dostupnost, spolehlivost a integritu dokumentů. Tento systém zajišťuje podporu dokumentu od jeho vzniku až po jeho archivaci. To nabízí mnoho možností, jako je například provádění postupů a přístupová práva. S ohledem na nařízení dodržovat, tam jsou ISO normy, které jsou specifické pro archivaci, a to zejména norma ISO, který zajišťuje: Pro konkrétní případ, úřední dokumenty, normy ISO zajišťuje regulaci jejich psaní tak, že norma ISO, jak na to ona má na starosti regulaci datových záznamů. Tyto ISO normy nebo NF jsou přenášeny na orientační, nejsou povinné a nejsou vždy zárukou maximální profesionality. Tohle nikdy nebude opakovat dost, nenechte se zmást tím, že normy. To je ve výměně s third-party archiver, na její zkušenosti, a její pochopení vašich skutečných potřeb, najdete reproduktorů, které potřebujete. Archivy jsou k dispozici všechny dokumenty vytvořené nebo přijaté v průběhu jakékoli fiskální rok své činnosti.
V důsledku toho, že musí být zachována: oni sledovat všechny ekonomické a sociální aktivity společnosti.
Jako své substráty, které jsou rozmanité: skutečné řízení závisí na typu média pro ukládání a třídění, ale také k archivaci politiky, přijala společnost (vhodné jeho organizace a typu činnosti) jako specifický typ každého archivu (teorie tří věkových kategorií): Časté Otázky, kterým čelí tvůrci politik v oblasti třídění a archivace firemních dokumentů, archivaci dokumentů společnosti splňuje základní pravidla dodržovat, aby klasifikovat účelně, účinně a udržitelně v sadě dokumentů společnosti. Jeden čas nebo jiný, společnost se potýká s problémem archivace a podání, které musí řídit, poté, co jste vytvořili nebo obdrželi. Najít zdravé situaci, existují postupy, pořadí určí obecný pojem pro Správu Záznamů. To je nástroj pro správu záznamů, které doporučuje zacházet s nimi jako jejich stvoření: Jeho rozsah je proto omezen na aktuální a střední archivy, přičemž bere v úvahu: z pohledu norem a předpisů, Vedení Záznamů je proces archivace také box. Záznamy Řízení objekt v roce mezinárodní standard ISO, získal v roce association française de normalisation (AFNOR) pod názvem NF ISO. Řízení záznamů, proto si klade za cíl zaznamenat a projednání dokumentu, od jeho stvoření, a proto, před dokumentární proces. To je důvod, proč to obsahuje ve svém přístupu klasifikace plánu nebo klasifikaci plán, včetně: Co odlišuje klasifikace úložiště, je to krásné a dobře dát na místě proti proudu vedení podle schématu třídění, logické a hierarchické. Je proto nezbytné, aby služby pověřené prováděním klasifikace plánu klást správné otázky, a to: klasifikace současných záznamů je zásadní, to je řekl, aby být originální a konzistentní vzhledem k tomu, že on musí respektovat život z archivu, a proto se stává odrazem činnosti společnosti. K tomu, klasifikace je vyroben z vytvoření archivu a ne po tom, ani snížit dopravní zácpy v hromadě archiv uložen, aniž by byly zpracovány a seřazeny. Jak klasifikovat, a to vyžaduje důslednost To je platnou metodu, bez ohledu na typ archivu (aktuální, průběžné, závěrečné). To je založeno na rozlišování na povaze materiálu: pořadí je rychlé a efektivní, když je začala již v produkční fázi archivu. Proto je jasné, že zavedení klasifikace plánu není improvizované a vyžaduje hodně požadavků, aby mohly být účinné. To je důvod, proč to musí být strukturovány tak, aby přizpůsobit: To musí spadat stále v vyhlídky na výzkum dokumentů (jak snadno najít dokument.) a proto by měla být komplexní. Strukturálně, plán, klasifikace práce v logickým a strukturovaným způsobem. Dokumenty jsou kategorizovány a rozdělovány podle logického schématu a hierarchie od obecného ke konkrétnímu. Cílem je začlenit všechny dokumenty bez ztráty přesnosti Jeho komplexní povaha je vzhledem k tomu, že má na starosti podání všech dokumentů, které odrážejí úkolů společnosti, její činnost. Celou sadu dokumentů, které mají být klasifikovány bez ohledu na typ paměťové médium (papír, fotografie, CD rom, elektronická data) Konečně, tam jsou tři typy klasifikace plánu podle druhu činnosti společnosti (funkce a činnosti), jeho organizace (struktury provoz) a objekt.
Jako archiv společnosti jsou odrazem jeho činnosti, preference, jakákoliv pozornost je věnována systému klasifikace funkční.
Nicméně, kombinace metod není vyloučit, samozřejmě za předpokladu, nemíchejte základy dělení, a dát všechny složky na stejné úrovni. Konečně, úspěch klasifikační schéma bude záviset na služby archivu, že stavět výsledkem dokonalé znalosti o provozu, činnosti firmy a služeb, které spravuje. To je důvod, proč šetření předem, je nezbytné vypracovat plán, klasifikace skutečnost,"šitý na míru". Díky zavedení Správy dokumentů v rámci společnosti, která chce efektivně spravovat své archivy, je nyní možné pro to poslední: vedení archivu předmětem plán efektivní klasifikace vede nevyhnutelně k získání času a produktivity společnosti a snížení nákladů na řízení se děje ve stejném směru. Ve skutečnosti, klasifikace organizoval archiv zahrnuje oběh a přístup velmi usnadnilo, a přispět tak k rozvoji výkonnosti společnosti. Logika archivace musí vzít v úvahu dobu trvání právní ochrany dokumentů s cílem určit, jak dlouho výrobce má zájem, aby se zachovala jeho archivní materiály, a osud těchto dokumentů na konci této doby. Inventární Kniha kombinace množství a hodnota aktiv a pasiv uvedených v soupisu.
Účetní kniha, která obsahuje písma z knihy-deníku členěny podle plánu závěrky společnosti, udržování a ověřování knih zapotřebí.
